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港口思维:从自动化任务到一种生活方式

从港口获得启发,重新看待生活事物与思想的流转方式。

这是一篇主题很抽象、话题很散乱的文章,讨论的是一个比较形而上的问题。既涉及一些信息自动化技巧,也思考一下生活哲学,方法的方法。如果有这个闲工夫,欢迎读下去。


日常生活与工作有大量繁杂琐碎的小事,这些事情无论是在逻辑上还是时间上都没有规律。

一个典型的情况是:你正在电脑上研究某个问题,页面开了一大堆,有关的无关的都堆在一起,还下载了几个PDF。这时同事给你发了个文件,围绕文件内容跟你一番讨论。讨论过后,你要给他一些看法,你截了好几张图加以说明。完事也差不多该下班了,你合上电脑,起身回家。刚才几件事情产生的资料就留在了电脑上,等待你将来某天去清理。

我认识的多数人属于随性派,就直接由它去了,后果就是满是文件的电脑桌面。当那个“将来某天”真正到来时,已经不记得这些资料是什么、有没有用、能不能清理掉。不清理吧,每天都大海捞针;清理吧,要逐一回忆这些资料的来历,没用的删掉,有用的还得存好,相当费时。

也有另一类秩序派,就是那种时刻要保持邮箱收件箱空着的人,他们信仰今日事今日毕,效率奇高。再琐碎的事情,也会用某种方式记住,例如待办清单或便利贴,一有时间就全部处理掉。花当下的时间,以节省未来更多时间。清掉当天任务的那一刻,他们会感到由衷的喜悦。

我可能有点偏向秩序派,不过没到那个程度。我尝试过用后者的方法管理生活琐事,事情是井井有条了,却会把人搞得很累。在做完所有事之前,都处在一种微微焦虑的状态,这似乎对心理健康不利。

比起极致的井井有条,我认为轻松与愉快的心情才是更值得追求的目标,在这一前提下再来尽可能建立秩序。直到某一天,我在自我反思时意识到,自己不知不觉间已经建立了另一套运转机制,在用一种类似于海运港口的思路管理生活的方方面面,而这正是本文要分享的。

港口思维的原理

这里先解释几个海运术语:

  • 免箱期和免堆期:在海运行业,船舶公司和港口公司是相互独立的。当你的货物跨越大洋送到某个港口后,船舶公司通常会允许你继续免费占用集装箱几天,这是免箱期。而你的货物堆放在港口的某个地方,港口公司也会允许你免费堆放几天,让你有时间找车来把货物拉走,这是免堆期。
  • 滞箱费和滞港费:与前两个名词相对。当你的货物占用集装箱太久,船舶公司就会向你收滞箱费。当你的货物在港口堆放太久,港口公司也会向你收滞港费。这样的约束机制可以避免你把宝贵的运输资源当成仓库,无限期占用。

港口思维,有两大核心原则:

  1. 世间万物是动态的。每件事从开始到结束,会经历一个中间状态。在观念上,接受这个中间状态的存在。在行动上,主动在生活各方面打造一个个装卸货的缓冲区,临时存放电子文件、网络内容、实体物品、甚至知识观念,用来容纳这个中间状态。而不是在心理上否认或忽视中间状态的存在,以至于缺乏对中间状态的管理,事情来了,如不立即处理得到结果,则转瞬即忘,或堆积如山。
  2. 并非所有事都要有始有终。重要的事,在港口就地处理,处理完要转移走,让它去该去的地方。不重要的事,在港口待一会儿就会暴露它的无足轻重,让它就地销毁。时间会魔法,港口就是施展魔法的地方,给一点时间,它能还你清静。

毕竟,事缓则圆。

用港口思维来管理事物,便于调度,避免遗漏。更重要的是此举的心理意义,因为你清楚这些杂七杂八的事情有了正式的暂存地,就可以安然接受它们在这里待上一阵子,不会总惦记着有什么事没做(如果你是秩序派),因此内心毫无焦虑。

但对于随性派,即使建立了缓冲区,缓冲区也会被用成垃圾场。

这里不是要贬低某一类人,两类人不是固定的,必须对具体事情而言。每个人看重的事不同,你在这件事上是随性派,在另一件事上可能就会变成秩序派。多数人的电脑一团混乱,因为他们并不认为数字世界有多重要,他们的秩序建立在其他地方,比如社交圈子。同样,我不重视的东西,也会被我用成垃圾场。

回到正题,如何避免垃圾场问题?就是要像港口一样,建立约束机制,避免缓冲区无节制膨胀,这非常关键。

在数字资料方面,有许多自动化的手段,可以把停留时间太长的文件和资料清理掉,具体后面会讲。在实体物品方面,可以通过限定缓冲区空间容量,来迫使自己及时整理。在知识观念方面,则是时间在发挥最重要的过滤作用。

顺便提一下待办清单与港口思维的区别:

  • 性质不同:
    • 待办清单只是一种工具。它是某个具体的软件,你需要安装这个工具、掌握它的用法。
    • 港口思维是一种观念态度。任何信息和资料输入的地方都可以看作是港口。如果你认定电脑的桌面是港口,那它就是了。什么也没变,只是你会对桌面有新的理解,把它看成是文件的集散地。许多人就是这么做的,只是没意识到。
  • 存放的东西不同:
    • 待办清单存放的只是概念。它把数字世界、现实世界的每件事抽象成一行字,列到一起集中管理。但事情相关的具体资料仍然在原地,待办清单不太擅长管理文件资料。
    • 港口存放的是具体的资料。它是一些真实存在的位置,电脑上某个文件夹,或家门口的一个小纸袋,在港口可以直接就地处理相应的事情。因此港口有不止一个,但配合一些自动化手段,也不至于太多,不会有散落各处的问题。
  • 工作量不同:
    • 使用待办清单会增加工作量。事情还在那,还在等着你处理。你的任务只是推迟了,一点也没有减轻。甚至还加重了,因为你还要额外去软件里记上一笔,完了还得打个钩。对于事情本身,这个记录行为是额外的、多余的。
    • 港口思维的目的是减少工作量。它是对你已经熟悉的场所升级改造。在这里,重要的事,你自然会及时处理,无需提醒;不重要的,或者已经处理完的,让它自己消失。

数字世界的港口

在数字资料方面,港口的精髓在于约束机制,用一系列自动化手段把停留太久的资料清除掉。这个滞箱费和滞港费比真正的港口要昂贵得多,不是罚钱,而是把超时货物直接销毁掉。

这种看似危险的破坏机制,首先能督促你及时处理。更多时候也能反过来用,就由它去,让它替你清理资料,真正使你得到解放。

自动化手段的具体实现点到为止,这些都可以通过公开资料学会。工具会随时间而变迁,观念才经得起时间考验,本文主要展示一下这些手段能做到什么,如何形成约束机制。

手机文件港

我手机上有一个特殊的文件夹,是手机文件集散地,我给它命名就叫文件港。手机上不同应用下载的东西会被存到不同的地方,多数应用会存到“下载”文件夹,微信则会存到它特有的位置,百度云又另有一处,还有许多内容生产类软件也会输出到各自的文件夹。

我通过一个叫Tasker的自动化应用,把它们集中起来,这些位置一有新文件出现,统统移动到文件港。

Tasker还可以实现自动清理。我制定了一些规则,每天深夜,Tasker会把文件港里待了7天以上的文件删掉。我的文件港始终能保持相对清爽,文件容易找,也节省手机存储空间。

这样一来,我需要在7天内把文件港里的事情处理完。不过这对我来说绰绰有余,通常我一两天就处理好了,然后也不用亲自善后,有用的移走,没用的等着自动删除。

我的是安卓手机,这个能力也许只有安卓手机具备。苹果不太确定,不知道这些年系统开放性有没有改善,很可能没有。

电话录音港

这也是只有安卓手机具备的能力,我会对所有电话录音,存到系统指定的文件夹里,以备不时之需。但是绝大多数是5秒内就挂掉的广告电话,这些没必要留着,录音文件太多不方便将来查找。

Tasker可以实现按文件大小来清理。我制定了一些规则,每天深夜,Tasker会把电话录音港里小于100kB的文件删掉,这就把真正有用的录音筛选出来了。

再配合一些同步盘,这些录音就能同步到电脑上,或者网盘里,进而长期保存。

我用了Dropbox的一个第三方客户端,Dropsync,实现了手机文件夹与网盘同步,这点连官方客户端都做不到。

这个港口的约束机制比较隐性。有用的电话本就不多,即便一刻不停地打电话,也有个一天24小时的天花板在,不会无止境膨胀,时间本身就是约束机制。因此可以放心就让它这么累积,作为备份。

电脑文件港

这个和手机文件港道理类似。但电脑有个好处,几乎所有软件下载都会放在系统的下载文件夹。我把下载文件夹当做港口,直接在这里处理事情,免去了集中的过程。而我的桌面从不放任何文件。

然后也有一些办法可以实现类似手机文件港的效果。Windows可以用File Juggler,我会让它清理掉18小时前的文件。Mac可以用系统自带的Automator+日历,我让它每天上午9点30把下载文件夹清空。总之,目的就是要日清。

清理的范围不同于手机文件港,但约束机制同理。电脑上每日处理的文件比手机多多了,日清才能把港口维持在一个秩序较高的状态。

我已习惯于在下载文件夹里处理临时产生的资料。当天处理完,结果和中间产物,有用的存起来,没用的随它去。至于一天都处理不完的事情,重要性也低不到哪去,我会转移到正式的文件夹去处理,有点项目立项的味道。

屏幕截图港

可能大多数人在电脑上截图用的是聊天软件,不用额外安装工具,但有个缺点,历史截图没有记录。有时候几天前截过的图要再用一次,就不得不去聊天记录里翻找,或者想办法重现当时截图的现场。

我更倾向于使用Snipaste这样的截图工具,不必依赖聊天软件,除了丰富的图片标注功能外,更重要的是每张截图都能保存到我指定的文件夹,可重复使用。

个人电脑、工作电脑、手机有各自存放截图的文件夹。由于截图有时涉及敏感信息,我不想用网盘来同步,就用了没有云端的Resilio把它们关联起来,3台设备的截图就集中到了一起,每台设备都有一份,点对点保持同步。

截图,尤其是录屏,还是很占空间的,久远的截图也没有保留价值。我制定了一些规则,每天深夜,Tasker会把屏幕截图港里待了7天以上的截图删掉。由于能同步,其他设备上的也一起删掉了。

这个港口不仅有约束机制,还不需要费心思维护。截图我就照常截,既能找回近期的截图,还能把图片数量限制在一个可控范围,找起来不至于大海捞针。

浏览器标签页港

观察别人使用浏览器,发现大多数人属于“只开不关”型,常常把浏览器标签栏用成这样,然后第二天再全部关闭,从头来过:

我原本没有这个问题,我关标签页关得很勤,有意识地及时把用完的标签页关掉。但这样也有弊端,会占用我的时间,还打断我的任务。常见的情况是,我点击网页,打开了一个新标签页,原先那个网页就没用了。像我这种标签页洁癖,就要立刻去把原先那个叉掉,即使用快捷键Ctrl/Cmd+Shift+Tab然后Ctrl/Cmd+W,比鼠标快一点,但也挺费劲。

要不试着把浏览器也看作港口呢?标签页也是数字资料,一样可以用港口思维来管理。这一试,真香,我也可以只开不关,不做那些擦屁股的事情。

这要用到一个叫Tab Wrangler的浏览器插件,支持Chrome应用商店的浏览器都可以安装。我制定了一些规则,超过12小时没动过的标签页,插件会自动把它关掉。第二天一觉起来,浏览器自己就干净了。至于要留到第二天处理的标签页,我只需要用浏览器的固定功能,固定的标签页不会被插件清理掉。

浏览器标签页港的约束机制和电脑文件港很像,日清。有用的标签页,主动保存一下;绝大多数都是没用的,不需任何额外处理。


我的数字世界港口看似众多,但基本都是对已有位置的升级改造,不改变原先的使用习惯,没什么要记住的。电话录音港和屏幕截图港甚至都不需要花精力管理,全静默运转。

物理世界的港口

港口思维能不能再推广到数字世界之外,减轻生活负担呢?

完全没问题。这对很多人来说是自然而然的事情,开辟一个专用空间,用来存放待处理或分拣的物品,定期清理防止过度堆积。大家其实已经在这么做了,只是没有把它理论化。

比如双十一期间,家里包裹爆棚来不及拆,不就是先堆在门口吗?此时鞋柜旁的这个小空间就成了一个港口,每天有空就来拆一些。

又比如公司财务的办公桌,桌面上整整齐齐几摞A4纸。这摞是核对过待归档的,那摞是大家提交来的报销单。这也是港口,是文件的集散地。

所以,在物理世界建立港口其实没什么好讲的,这个能力所有人都已经掌握了。

不过我家还是有一个特别的小港口,可以展示一下。找了个大小合适的纸袋,贴上“Inbox”字样挂在门口,用来存放有时效性的纸质文件。

什么叫“有时效性的纸质文件”?比如一年期的车险合同,申请个税专项附加扣除所需的医疗记录,或者帮朋友收集的纸质餐饮发票。这些都是在一定时期内有用,过了就变废纸,不必长期保存的文件。

在数字化时代,家里这样的文件越来越少,但又不至于完全没有,这就是麻烦的地方。如果分门别类和长期资料放在一起,常常忘了清理,越积越多;如果就找个显眼地方放着,有些资料有效期还挺长,放了大半年后变成了垫纸,还能想得起来它在哪?

这时候,就该给它们开辟一个港口。物理世界的港口,约束机制基本只能靠空间尺寸。开辟的空间不宜太大,否则会变成仓库;也不宜太小,周转不过来。这需要一段时间的尝试,才能找到合适的尺寸。

总之,为物理世界的中间状态开辟空间,创造栖身之所。堵不如疏。

金融世界的港口

金融世界处理的对象是钱。当然,没有哪一分钱是没用的、可以销毁的,所以这里主要解决的是资金的调度问题。

我有许多张银行卡,积蓄、理财和日常开销主要靠招商银行,还房贷是从建设银行扣款,还有就职过的各家公司的工资卡。资金散落各处,难以管理和统计,每月入账工资、还房贷,转账转来转去也很烦人,是不是也能有一个资金的港口来集中调度呢?

国内多数银行都有资金归集功能,而且是跨行的哦,去对应的银行App里搜一搜就能找到。它可以把两张不同银行的卡关联起来,设置规则全自动调度两张卡里的资金。

通过资金归集,每天招商银行会把中信银行工资卡里的资金都转过来,只留20块余额保持活跃。同时,招商银行每天会确保建设银行房贷卡里至少有5000余额用来还贷,不够了会打钱过去,而如果建行卡因为别人转账余额超过20000,则会把多出的部分收过来。

如此,这张招行卡就变成了我的金融港口。资金最大限度集中到这里,然后用于理财。即使将来还有其他银行卡,有其他形式的资金往来,也能通过这边来调度。

思想世界的港口

更进一步,港口思维在思想世界有没有用武之地?

有的。在这里,它没有任何实体形式,没有文件夹,没有小纸袋,需要做的是改变你对信息的态度。

信息分为3类:

  1. 事件:一件事它发生了,你知道了,这是事件。由于对全社会的长期影响微乎其微,当下更多作为谈资,过后便没有价值了。比如2018年电影《敦刻尔克》获得第90届奥斯卡金像奖。
  2. 知识:你学到了一个原理或者历史事件,这是知识。这个原理很基本,不受人类社会左右,长期发挥作用。或者这个历史事件对全世界影响重大且久远,你弄明白了它的前因后果。比如2011年福岛核事故改变了世界各国对核电的态度和政策。
  3. 观点:你对一个事物有某种看法或态度,这是观点。你的观点只存在于你的内心,对这个事物,大家见仁见智各有看法。与你看法相同和相左的两批人甚至长期争吵不休。比如你觉得中国南方也应该像北方那样冬天集中供暖。

事件是客观的、短期的;知识是客观的、长期的;观点是主观的。

你日常从各种渠道接收到的信息,都在塑造和改变你的思想世界。今天一个很大的问题是,这3类信息都不可靠。事件往往是虚假的、以讹传讹的;知识往往是错误的、趋利而误导人的;观点往往是偏激的、逼着人选阵营的。任由这样的信息塑造,或者说入侵你的思想世界,你人就废了。

但接受信息无可避免,不能固步自封。每天海量的信息扑面而来,接受吧,可能吃下了太多垃圾;去验证吧,那么多信息哪里验证得过来。

所以,为思想世界建立一座港口,意义非凡。建立这座港口,就是要在观念上接受信息中间状态的存在。通俗说,就是要有一个“嗯,我听说过,不知道真假,还没验证”的状态。如果你看到一则新闻、一篇科普,大脑立马就想着要表态,想痛骂新闻当事人,或者想把这科普转发到家族群,说明思想的港口还没建立起来。

每天接收到的信息,不要直接当作事实放进记忆里,而是让它在这个“我听说过”的港口停留几天。在这几天里,足够重要的、与你息息相关事情,你自然会回忆起来,会去验证,了解它更多细节,形成自己的理解和态度,最终正式纳入你的思想世界。那些不重要的,不会再在你脑海里出现了,时间帮你把它们销毁了。即使将来某天再想起,它的状态也会变成:“嗯,我听说过,不知道真假,不重要,懒得验证”。

还记得港口思维的原则二吗?并非所有事都要有始有终。遗忘,就是思想港口的约束机制。

结语

从数字资料到物理世界,再从物理世界到思想,港口思维让人改变自身,主动贴合这个变幻流动着的世界。也许是因为贴近事物真实的运转方式,人反而感到更加轻松自然。

那这个抽象的“港口思维”到底在生活中起什么作用?怎么去想象这些虚拟的港口?

我脑海中的画面是:港口是一座座勇敢的关隘,它奋力对抗着混乱和无序,把秩序留给后方那些需要保护的土地。那些土地就是你的生活、你的时间、你的思想。