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港口思维：从自动化任务到一种生活方式

hi@victor42.work (Victor42) — Thu, 12 Jan 2023 23:52:00 +0000

这是一篇主题很抽象、话题很散乱的文章，讨论的是一个比较形而上的问题。既涉及一些信息自动化技巧，也思考一下生活哲学，方法的方法。如果有这个闲工夫，欢迎读下去。

日常生活与工作有大量繁杂琐碎的小事，这些事情无论是在逻辑上还是时间上都没有规律。

一个典型的情况是：你正在电脑上研究某个问题，页面开了一大堆，有关的无关的都堆在一起，还下载了几个PDF。这时同事给你发了个文件，围绕文件内容跟你一番讨论。讨论过后，你要给他一些看法，你截了好几张图加以说明。完事也差不多该下班了，你合上电脑，起身回家。刚才几件事情产生的资料就留在了电脑上，等待你将来某天去清理。

我认识的多数人属于随性派，就直接由它去了，后果就是满是文件的电脑桌面。当那个“将来某天”真正到来时，已经不记得这些资料是什么、有没有用、能不能清理掉。不清理吧，每天都大海捞针；清理吧，要逐一回忆这些资料的来历，没用的删掉，有用的还得存好，相当费时。

也有另一类秩序派，就是那种时刻要保持邮箱收件箱空着的人，他们信仰今日事今日毕，效率奇高。再琐碎的事情，也会用某种方式记住，例如待办清单或便利贴，一有时间就全部处理掉。花当下的时间，以节省未来更多时间。清掉当天任务的那一刻，他们会感到由衷的喜悦。

我可能有点偏向秩序派，不过没到那个程度。我尝试过用后者的方法管理生活琐事，事情是井井有条了，却会把人搞得很累。在做完所有事之前，都处在一种微微焦虑的状态，这似乎对心理健康不利。

比起极致的井井有条，我认为轻松与愉快的心情才是更值得追求的目标，在这一前提下再来尽可能建立秩序。直到某一天，我在自我反思时意识到，自己不知不觉间已经建立了另一套运转机制，在用一种类似于海运港口的思路管理生活的方方面面，而这正是本文要分享的。

港口思维的原理

这里先解释几个海运术语：

免箱期和免堆期：在海运行业，船舶公司和港口公司是相互独立的。当你的货物跨越大洋送到某个港口后，船舶公司通常会允许你继续免费占用集装箱几天，这是免箱期。而你的货物堆放在港口的某个地方，港口公司也会允许你免费堆放几天，让你有时间找车来把货物拉走，这是免堆期。
滞箱费和滞港费：与前两个名词相对。当你的货物占用集装箱太久，船舶公司就会向你收滞箱费。当你的货物在港口堆放太久，港口公司也会向你收滞港费。这样的约束机制可以避免你把宝贵的运输资源当成仓库，无限期占用。

港口思维，有两大核心原则：

世间万物是动态的。每件事从开始到结束，会经历一个中间状态。在观念上，接受这个中间状态的存在。在行动上，主动在生活各方面打造一个个装卸货的缓冲区，临时存放电子文件、网络内容、实体物品、甚至知识观念，用来容纳这个中间状态。而不是在心理上否认或忽视中间状态的存在，以至于缺乏对中间状态的管理，事情来了，如不立即处理得到结果，则转瞬即忘，或堆积如山。
并非所有事都要有始有终。重要的事，在港口就地处理，处理完要转移走，让它去该去的地方。不重要的事，在港口待一会儿就会暴露它的无足轻重，让它就地销毁。时间会魔法，港口就是施展魔法的地方，给一点时间，它能还你清静。

毕竟，事缓则圆。

用港口思维来管理事物，便于调度，避免遗漏。更重要的是此举的心理意义，因为你清楚这些杂七杂八的事情有了正式的暂存地，就可以安然接受它们在这里待上一阵子，不会总惦记着有什么事没做（如果你是秩序派），因此内心毫无焦虑。

但对于随性派，即使建立了缓冲区，缓冲区也会被用成垃圾场。

这里不是要贬低某一类人，两类人不是固定的，必须对具体事情而言。每个人看重的事不同，你在这件事上是随性派，在另一件事上可能就会变成秩序派。多数人的电脑一团混乱，因为他们并不认为数字世界有多重要，他们的秩序建立在其他地方，比如社交圈子。同样，我不重视的东西，也会被我用成垃圾场。

回到正题，如何避免垃圾场问题？就是要像港口一样，建立约束机制，避免缓冲区无节制膨胀，这非常关键。

在数字资料方面，有许多自动化的手段，可以把停留时间太长的文件和资料清理掉，具体后面会讲。在实体物品方面，可以通过限定缓冲区空间容量，来迫使自己及时整理。在知识观念方面，则是时间在发挥最重要的过滤作用。

顺便提一下待办清单与港口思维的区别：

性质不同：
- 待办清单只是一种工具。它是某个具体的软件，你需要安装这个工具、掌握它的用法。
- 港口思维是一种观念态度。任何信息和资料输入的地方都可以看作是港口。如果你认定电脑的桌面是港口，那它就是了。什么也没变，只是你会对桌面有新的理解，把它看成是文件的集散地。许多人就是这么做的，只是没意识到。
存放的东西不同：
- 待办清单存放的只是概念。它把数字世界、现实世界的每件事抽象成一行字，列到一起集中管理。但事情相关的具体资料仍然在原地，待办清单不太擅长管理文件资料。
- 港口存放的是具体的资料。它是一些真实存在的位置，电脑上某个文件夹，或家门口的一个小纸袋，在港口可以直接就地处理相应的事情。因此港口有不止一个，但配合一些自动化手段，也不至于太多，不会有散落各处的问题。
工作量不同：
- 使用待办清单会增加工作量。事情还在那，还在等着你处理。你的任务只是推迟了，一点也没有减轻。甚至还加重了，因为你还要额外去软件里记上一笔，完了还得打个钩。对于事情本身，这个记录行为是额外的、多余的。
- 港口思维的目的是减少工作量。它是对你已经熟悉的场所升级改造。在这里，重要的事，你自然会及时处理，无需提醒；不重要的，或者已经处理完的，让它自己消失。

数字世界的港口

在数字资料方面，港口的精髓在于约束机制，用一系列自动化手段把停留太久的资料清除掉。这个滞箱费和滞港费比真正的港口要昂贵得多，不是罚钱，而是把超时货物直接销毁掉。

这种看似危险的破坏机制，首先能督促你及时处理。更多时候也能反过来用，就由它去，让它替你清理资料，真正使你得到解放。

自动化手段的具体实现点到为止，这些都可以通过公开资料学会。工具会随时间而变迁，观念才经得起时间考验，本文主要展示一下这些手段能做到什么，如何形成约束机制。

手机文件港

我手机上有一个特殊的文件夹，是手机文件集散地，我给它命名就叫文件港。手机上不同应用下载的东西会被存到不同的地方，多数应用会存到“下载”文件夹，微信则会存到它特有的位置，百度云又另有一处，还有许多内容生产类软件也会输出到各自的文件夹。

我通过一个叫Tasker的自动化应用，把它们集中起来，这些位置一有新文件出现，统统移动到文件港。

Tasker还可以实现自动清理。我制定了一些规则，每天深夜，Tasker会把文件港里待了7天以上的文件删掉。我的文件港始终能保持相对清爽，文件容易找，也节省手机存储空间。

这样一来，我需要在7天内把文件港里的事情处理完。不过这对我来说绰绰有余，通常我一两天就处理好了，然后也不用亲自善后，有用的移走，没用的等着自动删除。

我的是安卓手机，这个能力也许只有安卓手机具备。苹果不太确定，不知道这些年系统开放性有没有改善，很可能没有。

电话录音港

这也是只有安卓手机具备的能力，我会对所有电话录音，存到系统指定的文件夹里，以备不时之需。但是绝大多数是5秒内就挂掉的广告电话，这些没必要留着，录音文件太多不方便将来查找。

Tasker可以实现按文件大小来清理。我制定了一些规则，每天深夜，Tasker会把电话录音港里小于100kB的文件删掉，这就把真正有用的录音筛选出来了。

再配合一些同步盘，这些录音就能同步到电脑上，或者网盘里，进而长期保存。

我用了Dropbox的一个第三方客户端，Dropsync，实现了手机文件夹与网盘同步，这点连官方客户端都做不到。

这个港口的约束机制比较隐性。有用的电话本就不多，即便一刻不停地打电话，也有个一天24小时的天花板在，不会无止境膨胀，时间本身就是约束机制。因此可以放心就让它这么累积，作为备份。

电脑文件港

这个和手机文件港道理类似。但电脑有个好处，几乎所有软件下载都会放在系统的下载文件夹。我把下载文件夹当做港口，直接在这里处理事情，免去了集中的过程。而我的桌面从不放任何文件。

然后也有一些办法可以实现类似手机文件港的效果。Windows可以用File Juggler，我会让它清理掉18小时前的文件。Mac可以用系统自带的Automator+日历，我让它每天上午9点30把下载文件夹清空。总之，目的就是要日清。

清理的范围不同于手机文件港，但约束机制同理。电脑上每日处理的文件比手机多多了，日清才能把港口维持在一个秩序较高的状态。

我已习惯于在下载文件夹里处理临时产生的资料。当天处理完，结果和中间产物，有用的存起来，没用的随它去。至于一天都处理不完的事情，重要性也低不到哪去，我会转移到正式的文件夹去处理，有点项目立项的味道。

屏幕截图港

可能大多数人在电脑上截图用的是聊天软件，不用额外安装工具，但有个缺点，历史截图没有记录。有时候几天前截过的图要再用一次，就不得不去聊天记录里翻找，或者想办法重现当时截图的现场。

我更倾向于使用Snipaste这样的截图工具，不必依赖聊天软件，除了丰富的图片标注功能外，更重要的是每张截图都能保存到我指定的文件夹，可重复使用。

个人电脑、工作电脑、手机有各自存放截图的文件夹。由于截图有时涉及敏感信息，我不想用网盘来同步，就用了没有云端的Resilio把它们关联起来，3台设备的截图就集中到了一起，每台设备都有一份，点对点保持同步。

截图，尤其是录屏，还是很占空间的，久远的截图也没有保留价值。我制定了一些规则，每天深夜，Tasker会把屏幕截图港里待了7天以上的截图删掉。由于能同步，其他设备上的也一起删掉了。

这个港口不仅有约束机制，还不需要费心思维护。截图我就照常截，既能找回近期的截图，还能把图片数量限制在一个可控范围，找起来不至于大海捞针。

浏览器标签页港

观察别人使用浏览器，发现大多数人属于“只开不关”型，常常把浏览器标签栏用成这样，然后第二天再全部关闭，从头来过：

我原本没有这个问题，我关标签页关得很勤，有意识地及时把用完的标签页关掉。但这样也有弊端，会占用我的时间，还打断我的任务。常见的情况是，我点击网页，打开了一个新标签页，原先那个网页就没用了。像我这种标签页洁癖，就要立刻去把原先那个叉掉，即使用快捷键Ctrl/Cmd+Shift+Tab然后Ctrl/Cmd+W，比鼠标快一点，但也挺费劲。

要不试着把浏览器也看作港口呢？标签页也是数字资料，一样可以用港口思维来管理。这一试，真香，我也可以只开不关，不做那些擦屁股的事情。

这要用到一个叫Tab Wrangler的浏览器插件，支持Chrome应用商店的浏览器都可以安装。我制定了一些规则，超过12小时没动过的标签页，插件会自动把它关掉。第二天一觉起来，浏览器自己就干净了。至于要留到第二天处理的标签页，我只需要用浏览器的固定功能，固定的标签页不会被插件清理掉。

浏览器标签页港的约束机制和电脑文件港很像，日清。有用的标签页，主动保存一下；绝大多数都是没用的，不需任何额外处理。

我的数字世界港口看似众多，但基本都是对已有位置的升级改造，不改变原先的使用习惯，没什么要记住的。电话录音港和屏幕截图港甚至都不需要花精力管理，全静默运转。

物理世界的港口

港口思维能不能再推广到数字世界之外，减轻生活负担呢？

完全没问题。这对很多人来说是自然而然的事情，开辟一个专用空间，用来存放待处理或分拣的物品，定期清理防止过度堆积。大家其实已经在这么做了，只是没有把它理论化。

比如双十一期间，家里包裹爆棚来不及拆，不就是先堆在门口吗？此时鞋柜旁的这个小空间就成了一个港口，每天有空就来拆一些。

又比如公司财务的办公桌，桌面上整整齐齐几摞A4纸。这摞是核对过待归档的，那摞是大家提交来的报销单。这也是港口，是文件的集散地。

所以，在物理世界建立港口其实没什么好讲的，这个能力所有人都已经掌握了。

不过我家还是有一个特别的小港口，可以展示一下。找了个大小合适的纸袋，贴上“Inbox”字样挂在门口，用来存放有时效性的纸质文件。

什么叫“有时效性的纸质文件”？比如一年期的车险合同，申请个税专项附加扣除所需的医疗记录，或者帮朋友收集的纸质餐饮发票。这些都是在一定时期内有用，过了就变废纸，不必长期保存的文件。

在数字化时代，家里这样的文件越来越少，但又不至于完全没有，这就是麻烦的地方。如果分门别类和长期资料放在一起，常常忘了清理，越积越多；如果就找个显眼地方放着，有些资料有效期还挺长，放了大半年后变成了垫纸，还能想得起来它在哪？

这时候，就该给它们开辟一个港口。物理世界的港口，约束机制基本只能靠空间尺寸。开辟的空间不宜太大，否则会变成仓库；也不宜太小，周转不过来。这需要一段时间的尝试，才能找到合适的尺寸。

总之，为物理世界的中间状态开辟空间，创造栖身之所。堵不如疏。

金融世界的港口

金融世界处理的对象是钱。当然，没有哪一分钱是没用的、可以销毁的，所以这里主要解决的是资金的调度问题。

我有许多张银行卡，积蓄、理财和日常开销主要靠招商银行，还房贷是从建设银行扣款，还有就职过的各家公司的工资卡。资金散落各处，难以管理和统计，每月入账工资、还房贷，转账转来转去也很烦人，是不是也能有一个资金的港口来集中调度呢？

国内多数银行都有资金归集功能，而且是跨行的哦，去对应的银行App里搜一搜就能找到。它可以把两张不同银行的卡关联起来，设置规则全自动调度两张卡里的资金。

通过资金归集，每天招商银行会把中信银行工资卡里的资金都转过来，只留20块余额保持活跃。同时，招商银行每天会确保建设银行房贷卡里至少有5000余额用来还贷，不够了会打钱过去，而如果建行卡因为别人转账余额超过20000，则会把多出的部分收过来。

如此，这张招行卡就变成了我的金融港口。资金最大限度集中到这里，然后用于理财。即使将来还有其他银行卡，有其他形式的资金往来，也能通过这边来调度。

思想世界的港口

更进一步，港口思维在思想世界有没有用武之地？

有的。在这里，它没有任何实体形式，没有文件夹，没有小纸袋，需要做的是改变你对信息的态度。

信息分为3类：

事件：一件事它发生了，你知道了，这是事件。由于对全社会的长期影响微乎其微，当下更多作为谈资，过后便没有价值了。比如2018年电影《敦刻尔克》获得第90届奥斯卡金像奖。
知识：你学到了一个原理或者历史事件，这是知识。这个原理很基本，不受人类社会左右，长期发挥作用。或者这个历史事件对全世界影响重大且久远，你弄明白了它的前因后果。比如2011年福岛核事故改变了世界各国对核电的态度和政策。
观点：你对一个事物有某种看法或态度，这是观点。你的观点只存在于你的内心，对这个事物，大家见仁见智各有看法。与你看法相同和相左的两批人甚至长期争吵不休。比如你觉得中国南方也应该像北方那样冬天集中供暖。

事件是客观的、短期的；知识是客观的、长期的；观点是主观的。

你日常从各种渠道接收到的信息，都在塑造和改变你的思想世界。今天一个很大的问题是，这3类信息都不可靠。事件往往是虚假的、以讹传讹的；知识往往是错误的、趋利而误导人的；观点往往是偏激的、逼着人选阵营的。任由这样的信息塑造，或者说入侵你的思想世界，你人就废了。

但接受信息无可避免，不能固步自封。每天海量的信息扑面而来，接受吧，可能吃下了太多垃圾；去验证吧，那么多信息哪里验证得过来。

所以，为思想世界建立一座港口，意义非凡。建立这座港口，就是要在观念上接受信息中间状态的存在。通俗说，就是要有一个“嗯，我听说过，不知道真假，还没验证”的状态。如果你看到一则新闻、一篇科普，大脑立马就想着要表态，想痛骂新闻当事人，或者想把这科普转发到家族群，说明思想的港口还没建立起来。

每天接收到的信息，不要直接当作事实放进记忆里，而是让它在这个“我听说过”的港口停留几天。在这几天里，足够重要的、与你息息相关事情，你自然会回忆起来，会去验证，了解它更多细节，形成自己的理解和态度，最终正式纳入你的思想世界。那些不重要的，不会再在你脑海里出现了，时间帮你把它们销毁了。即使将来某天再想起，它的状态也会变成：“嗯，我听说过，不知道真假，不重要，懒得验证”。

还记得港口思维的原则二吗？并非所有事都要有始有终。遗忘，就是思想港口的约束机制。

结语

从数字资料到物理世界，再从物理世界到思想，港口思维让人改变自身，主动贴合这个变幻流动着的世界。也许是因为贴近事物真实的运转方式，人反而感到更加轻松自然。

那这个抽象的“港口思维”到底在生活中起什么作用？怎么去想象这些虚拟的港口？

我脑海中的画面是：港口是一座座勇敢的关隘，它奋力对抗着混乱和无序，把秩序留给后方那些需要保护的土地。那些土地就是你的生活、你的时间、你的思想。

当效率魔爪伸向家务领域……

hi@victor42.work (Victor42) — Mon, 19 Sep 2022 12:30:00 +0000

带娃之后，基本是晚上9点半之后集中做一天的家务。事情多起来时，经常做一件想到另一件，然后忘这忘那。以为事情做完了，终于可以坐下来喝口水，忽然想起洗衣机还有衣服没晾。晾完衣服回来，坐没多久，又想到垃圾该倒了。作为一个追求效率的狂人，必然不能忍受。一番深夜思考，发现家务琐事也可以有章法，安排得井井有条。这只需要一点点想象力和记忆技巧。

当事情堆积起来时，主要会产生2个问题：1、会忘，漏做一些事情；2、优先次序安排不好，做到一半卡住，某件事没结束导致其他事进行不下去。

避免遗漏

先来看第1个问题。为什么会忘？因为脑子记不住一大堆没有关联的事项。如果还经常被打断，每打断一次就增加了一层记忆负担。你得记住做什么的时候被打断了，否则做完了就回不去。接连被打断两三次后，肯定记不住最开始做的事情。这种记忆方式是线形的，像一个链条，每件事只和后一件事关联，任何一环的记忆断了，链条就断了。

好记性不如烂笔头？这句话在这里可不管用。家务事的场合，显然不适合掏出手机，在Todo应用里记上一笔。信息通过手指一顿点按进入手机内存，然后再经过屏幕和眼睛回到你脑子里，这效率简直低得令人发指。最高效的方法必然是直接用脑子记，脑子里的生物电信号以光速传输一下，难道不比手臂手指做机械功快得多？况且，做家务的手经常是湿漉漉的，这是使用手机的一大障碍。

可是事情太多记不住啊，怎么解决？没有关联，我们就创造关联。有个非常有效的方式是归类。这个过程需要你先理解每件事情，找到它们之间的共同点，才能根据共同点来归类。这似乎还增加了信息量，但信息结构由线性变成了树状，记忆更加牢固，便于顺藤摸瓜回想。而且需要记住的只是树的主干，具体事项的枝杈，在想到主干时自然会回忆起来。

那么多家务琐事，能有什么共性？最直观地，可以根据空间来分类。相比记忆抽象概念，人的大脑更擅长记忆具象的画面。自己家的环境你最熟悉，站在客厅里，你闭着眼睛都知道厨房在哪边，向卫生间望过去会看到什么，阳台的中央位置大致在哪。你就可以把客厅的这个观察视角作为想象和记忆的主画面。当厨房里有2件事要做时，你就想象厨房当中悬浮着一个霓虹灯构成的数字2。阳台有3件事要做，那边就漂浮着一个霓虹灯数字3。然后就不用记具体的事情了，你进入这个空间，自然会想起来。

对于抽象能力比较强、或者出租屋没有分那么多个空间的朋友，也可以换个方式来分类。日常家务无非就那么几类：洗吃的、洗穿的、洗自己。不属于这3类的事情，往往发生频率不那么高，就算作“其他”吧。想象墙上空白处有个表格，霓虹灯数字挂在表格里，道理也是一样的。

这种想象越具体，记得越牢。加入其他感官有奇效，调动感官越多，记忆效果指数增强。比如厨房新增了1件事，数字2闪烁几下，“噔”的一声跳成了3。又比如阳台的事情一口气做完了，数字3“嗞”地熄灭了，旁边还冒出几个电火花。

那如何确保通过数字能想起具体事项呢？想到某件事，数字+1前，脑海里快速一过遍，需要处理的物品在不在醒目位置？走进这个空间能不能一眼看到？能看到，非常好，什么都不用做，到时你会想起来。看不到，中断手上的事，快速走进这个空间，先把它放到能看见的位置。这就是现实版的“稍后处理”。

记数量有个很大优势在于，如果忘了具体事情，至少能意识到自己忘了。让数字继续在那挂着，先做做别的事，大概率还能想起来。

安排时间

第2个问题，事情做到一半卡住进行不下去，这往往发生在人等机器的情况。

如果所有事都是人工完成，那完全不存在这个问题，先做哪个总时长都是一样的。但总有一些时候，我得等洗衣机，这批洗完才能洗下批。我也要等洗碗机，这批碗洗完了，才能把第二天的蔬菜放进去开洗菜模式。还有消毒锅，等上一批奶瓶消毒完了，我要把刚用过的辅食碗放进去，再蒸一锅。

下厨的朋友很熟悉这种情况，一人操作电饭煲、高压锅、空气炸锅，脑子里必须安排好时间，才能尽快做出一桌菜。这个技巧同样可以推广到所有家务事，结合之前的霓虹灯画面，我们再在数字的右下角增加一个嘀嗒走的小时钟。只要某个空间（或者表格）里有机器正在替你做事，数字旁就出现小时钟。

现在，就有个顺序因素要考虑了。优先保证每个空间的小时钟都走起来，再去做需要人工处理的事情。

结语

使用这套记忆管理方法，我每天做家务时，脑子里时刻记着客厅视角的霓虹灯数字场景。像玩游戏一样，尽可能让每个空间的小时钟（如有）走起来，然后一个个数字给它掐灭了。减少遗忘、提高效率的同时，也给单调的日常劳动增加一点小小趣味。